Gmailで受信したメールの内容をNotionデータベースに自動登録する方法

今回は近年話題のNotionに対し、Gmailで受信したメールの内容を自動的に登録するフローの作成方法をご紹介します。
構築はiPaaSのMake(https://easy-wand.com/make/about_make)を使用して行います。

Notionとは

Notionは、メモ帳やドキュメント作成、簡易的なデータベース機能など、バックオフィス業務で必要な機能が備わったSaaSです。スモールスタートで始めることができ、内外部メンバーへの情報共有が容易なことから近年人気を集めています。

https://www.notion.com/ja

この記事で紹介している自動化の内容

Gmailで受信したお問い合わせメールの内容を、Notionのデータベースに自動追加するフローを作成します。

使用する環境

Gmail

今回対象とするメールは以下のような形式のメールです。

Gmailの設定でお問い合わせメールを受信した際に、”お問い合わせ”のラベルに割り振られるように、フィルタを設定しています。

Notion

Notionは以下のようなデータベースを用意しています。
お問い合わせ内容として、名前、メールアドレス、ステータス、内容、種別を管理できるようになっています。

Makeを使ったフローの作成手順

Gmailからメールを取得するモジュールを追加

Gmailの「Watch Emails」モジュールを追加します。指定した間隔でGmailからメールを取得するモジュールです。
FolderにはGmailで登録しているラベル”お問い合わせ”を指定しています。

Gmailのコネクションが未設定の場合は認証を行ってください。
※個人のGmailアカウントを使用する場合は以下の記事を参考に設定を行ってください。
https://easy-wand.com/make/free_google_oauth_make_connection

一度「Run once」で実行してみると、最新のメールが取得できます。

※メールを何通も受信したくない場合は、「Watch Emails」モジュールの上で右クリック(macの場合はcontrol+クリック)し、”Choose where to start”をクリックすると、どのメールから取得を開始するかを選択することができます。

正規表現を使い、メール本文から必要な情報を抽出

「Text parser」モジュールを使用し、メールの本文からデータ抽出を行います。
今回のような形式の場合は、例えば
名前:\n(.+)
のように設定することで、メールの本文から名前を抽出できます。

一度「Run once」で実行してみると、名前が抽出できていることを確認できます。

同じように、「メールアドレス」、「種別」、「内容」を「Text parser」モジュールで抽出します。

Notionにデータを登録するモジュールを追加

Notionの「Create a Database Item」モジュールを追加します。

Notionのコネクションを作成します。今回はNotion Publicを選択します。

認証画面が開きますので、必要なページへのアクセスを許可します。

コネクションが作成できたら、「Database ID」を設定します。

「Database ID」はNotionページURLの以下の部分です。

「Database ID」を入力すると、カラムの入力欄が表示されますので、「Text parser」モジュールで抽出したデータを参照します。

フローを実行してみる

設定が完了したら、「Run Once」で実際にフローを実行してみます。

Notion側に新しくレコードが追加されていることが確認できます。

Notionとのデータ連携について

MakeにはNotionと連携するためのモジュールが数多く用意されています。バックオフィスツールとして人気のNotionをMakeを用いて様々なSaaSと連携する事で、業務効率化の向上が期待できます。ぜひ参考にして頂ければと思います。